Medikal sarf deponuz dolu olabilir. Ama stok raporundaki her ürün kullanıma hazır olmayabilir.
Son kullanma tarihi yaklaşan, ambalajı hasarlı veya değerlendirme için ayrılmış ürünler, toplam adedin içinde görünür. Oysa sipariş planınızı kullanılabilir miktara göre yapmanız gerekir.
Bir ayrıntı daha var: Önce gelen ürünün son kullanma tarihi, daha sonra gelen üründen uzun olabilir.
Bu nedenle tarihli ürünlerde çıkış sırasını yalnızca depoya giriş tarihine göre belirlemeyin. Kullanıma uygun ürünler arasında, son kullanma tarihi önce dolacak olanı önceliklendirin.
Stok takibinde ürün kodunun yanında parti numarasını, son kullanma tarihini ve kullanım durumunu da görün.
Böylece aynı üründen kaç adet bulunduğunu ve bunların ne kadarını kullanabileceğinizi ayrı ayrı bilirsiniz.
Stok yönetimi, raftaki kutuları saymaktan daha fazlasıdır.
Kullanılabilir stok ile fiziksel stok arasındaki fark
Depoda bulunan tüm ürünler aynı anda sevk edilebilir veya kullanılabilir durumda olmayabilir. Bu nedenle stok raporunda en az üç miktarı ayrı izlemek gerekir: fiziksel stok, kullanıma ayrılabilecek stok ve bloke edilmiş stok. Fiziksel stok raflarda sayılan toplam miktardır. Kullanılabilir stok, ambalaj ve kalite koşulları uygun olan, süresi dolmamış ve başka bir işlem için ayrılmamış miktarı gösterir. Bloke edilmiş stok ise inceleme, iade veya başka bir gerekçe nedeniyle henüz kullanıma açılmayan ürünleri kapsar.
Örneğin toplam 2.000 adet medikal sarf ürününün 150 adedi kalite incelemesinde, 100 adedi hasarlı ambalaj nedeniyle ayrılmış ve 200 adedi belirli bir birime tahsis edilmiş olsun. Kurumun tanımladığı tahsis kurallarına göre serbest kullanılabilir stok, 1.550 adet olabilir. Sipariş kararında yalnızca 2.000 rakamını esas almak ihtiyaçları olduğundan küçük gösterebilir. Aynı kalem için sözleşme, rezervasyon veya kullanım öncelikleri farklıysa hesap da uyarlanmalıdır.
Son kullanma tarihi yönetiminde FEFO yaklaşımı
FEFO, İngilizce First Expired, First Out ifadesinin kısaltmasıdır ve kullanım şartları uygun olan partiler arasında son kullanma tarihi daha erken dolacak ürünün önce çıkmasını ifade eder. Bu yöntem FIFO’dan, yani ilk giren ürünün ilk çıkmasından farklıdır. Çünkü iki ayrı sevkiyatın üretim ve son kullanma tarihleri aynı sırada ilerlemeyebilir. Depoya daha sonra giren bir partinin tarihi daha yakınsa, uygunluk kontrolü sonrasında önce o partinin kullanılması gerekebilir.
FEFO yalnızca raf sıralaması değildir. Ürün kabulünde lot veya parti numarası, üretim tarihi varsa üretim tarihi, son kullanma tarihi, miktar ve ambalaj durumu kaydedilmelidir. Depo içinde parti etiketleri kolay okunmalı ve aynı ürünün farklı tarihli lotları birbirine karıştırılmamalıdır. Son kullanma tarihine yakın ürünler için kurumun kabul ettiği kullanım süresi ve kalite politikası ayrıca gözetilir; süresi geçmiş ya da uygunluğu belirsiz ürün, sıradaki parti olduğu için kullanılamaz.
Örnek parti bazlı stok tablosu
| Parti | Fiziksel miktar | Son kullanma tarihi | Durum | Kullanılabilir miktar |
|---|---|---|---|---|
| A-101 | 600 | 31.12.2026 | Uygun | 600 |
| B-205 | 400 | 30.11.2026 | Uygun | 400 |
| C-310 | 250 | 31.03.2027 | Kalite incelemesinde | 0 |
| D-404 | 150 | 31.01.2027 | Ambalaj hasarlı | 0 |
Bu yalnızca açıklama amaçlı örnekte fiziksel stok 1.400 adet, kullanılabilir stok 1.000 adettir. Uygun iki parti arasında tarih açısından öncelik B-205 partisine verilir. Fakat fiili kullanımda ürünün saklama, etiketleme ve güvenlik talimatları her zaman önceliklidir. Tablo ürünlerin gerçek raf ömrünü veya kullanım onayını temsil etmez.
Depo girişinde hangi kontroller yapılmalı?
Bir teslimat kabul edilirken önce ürün kodunun ve teknik tanımın siparişe uygunluğunu kontrol edin. Ardından koli ve iç ambalaj bütünlüğünü, sevk miktarını, varsa lot numarasını, son kullanma tarihini ve ilgili saklama koşullarını doğrulayın. Uyuşmazlık varsa kayıt altına alın ve ürünün kullanıma serbest bırakılıp bırakılmayacağına yetkili kalite süreci karar versin. Böylece stok programında görünen sayı ile fiilen kullanılabilecek sayı birbirinden kopmaz.
İade, karantina ve hasar statülerini standartlaştırmak faydalıdır. Örneğin “incelemede”, “kullanıma uygun”, “rezerve”, “iadeye ayrıldı” gibi sınırlı ve açık durum kodları kullanabilirsiniz. Her stok hareketinde hangi personelin, ne zaman ve hangi belgeye dayanarak değişiklik yaptığı izlenebilir olmalıdır. Kritik sarf malzemelerinde izlenebilirlik, sadece hesap kolaylığı değil, operasyonel güvenilirlik açısından da önemlidir.
Sipariş planlaması neden kullanılabilir miktara dayanmalı?
Stokta çok görünen ancak kısa süre sonra kullanılamayacak ürünler satın alma ekibini yanıltabilir. Kullanılabilir miktarın belirlenmesi, sipariş noktası ve güvenlik stoğu hesabının temel girdisidir. Ortalama tüketim ve tedarik süresini doğru hesaplasanız bile yanlış stok miktarını formüle koyarsanız sipariş gecikebilir. Satın alma ile depo ekiplerinin aynı stok durum kodlarını kullanması bu nedenle gereklidir.
Ürün karışıklığını azaltmak için tekrar sipariş teknik özellikleri yazısında açıkladığımız gibi ürün kodu, ölçü, malzeme yapısı ve ambalaj düzenini tek bir onaylı tanımda toplamak önemlidir. Farklı ölçü veya koli miktarına sahip ürünlerin aynı stok kartında kontrolsüz şekilde birleştirilmesi hem kullanılabilir miktarı hem de tüketim analizini bozar.
Çok şubeli yapılarda lot takibi
Merkez depodan başka depolara sevkiyat yapılıyorsa her transferin çıkış ve giriş kaydı lot bazında tutulmalıdır. Merkezde görünen stok, yoldaki transferle birlikte ikinci kez sayılmamalıdır. Her şube, kendi kullanım durumu ve tarih bilgileriyle güncel bir kayıt tutmalıdır. Bir şubede tarihi yaklaşan uygun ürün bulunması, başka bir şubedeki ihtiyacı otomatik olarak karşılamaz; nakliye süresi ve ürün uygunluğu değerlendirilmelidir.
Haftalık kontrol için kısa kontrol listesi
- Fiziksel miktar ile sistem kaydını karşılaştırın.
- Bloke, iade ve hasarlı stokları serbest miktardan ayırın.
- Lot numarası ve son kullanma tarihlerini doğrulayın.
- Yakın tarihli partilerin kullanım planını gözden geçirin.
- Şubeler arası transferlerde çift sayımı önleyin.
- Satın alma eşiklerini kullanılabilir miktara göre yeniden değerlendirin.
Sık sorulan sorular
FEFO uygulamak tüm ürünleri otomatik olarak kullanılabilir yapar mı?
Hayır. FEFO, yalnızca kullanıma uygunluğu doğrulanmış partiler arasında öncelik belirler. Hasarlı, süresi geçmiş veya incelemede olan ürünler için uygunluk süreci ayrıca işletilmelidir.
Son kullanma tarihi olmayan sarflar nasıl izlenir?
Ürünün etiket ve teknik gerekliliklerine uygun tanımlama, parti takibi ve depo giriş sırası uygulanır. Her ürün için aynı tarih kuralı varsayılmamalıdır.
Stok raporunda hangi sayı satın almaya aktarılmalı?
Kuruluşun tanımladığı rezervasyon ve bloke kurallarına göre hesaplanmış kullanılabilir stok ile kesinleşmiş gelen siparişler ve bekleyen talepler ayrı alanlarda paylaşılmalıdır.
Sonuç: Doğru stok yönetimi sadece raf adedi değil, ürünün kullanılabilirliğini, parti izlenebilirliğini ve son kullanma tarihini birlikte görmektir. Bu ayrım hem gereksiz alımları hem de beklenmedik stok kesintilerini azaltmaya yardımcı olur.